Dienstreise
Unter einer Dienstreise oder Geschäftsreise (in der englischen Sprache auch business travel) versteht man eine Reise, die eine Arbeitsangelegenheit zum Ziel hat. Ein Dienstreisender arbeitet während seiner Reise und wird immer noch bezahlt, hält sich jedoch nicht an seinem Arbeits- oder Wohnort auf.
Einige der Definitionen von Tourismus schließen Dienstreisen aus. Die Welttourismusorganisation definiert Touristen jedoch als „Personen, die für Arbeits- oder Freizeitzwecke, oder aus anderen Gründen an Orte außerhalb ihrer gewöhnlichen Umgebung verreisen und dort nicht länger als ein Jahr bleiben.“
Dienstreisen umfassen primär solche Aktivitäten, wie Meetings, Konferenzen, Messen oder Ausstellungen. Von Dienst- oder Geschäftsreisen spricht man auch dann, wenn Mitarbeiter eines Regierungsorgans oder einer nicht gewinnorientierten Organisation im Rahmen ihrer Tätigkeiten verreisen.
Bedeutung
Die Geschichte und die Entwicklung der Dienstreisen als ein Segment in der Touristik ist eng mit der Geschichte des internationalen Handels verbunden. Im späten 20. Jahrhundert wird der Bereich der Geschäftsreisen als eine starke Industrie angesehen.
Gemäß den Statistiken des Deutschen Reiseverbandes betrug die Zahl der auf Geschäftsreisen spezialisierten Reisebüros im Jahr 2013 780. Die Gesamtanzahl der verschiedenen Reisebüros betrug 9.729. Demgemäß entspricht dies einem Anteil von etwa 8%. Darunter zählen auch unternehmenseigene Reisedienste. Alle Reisevertriebsstellen des Segments erwirtschafteten einen Gesamtumsatz in Höhe von 7,2 Mrd. Euro. Die Anzahl der Reisenden belief sich auf 166,3 Millionen. Die durchschnittliche Reisedauer betrug 2,2 Tage. Die meisten Geschäftsreisen im Jahr 2013 hatten deutsche Großstädte wie Berlin, München, Köln, Hamburg oder Düsseldorf zum Ziel. Die von deutschen Geschäftsreisenden am meisten besuchten Städte weltweit waren Schanghai, Moskau, Peking, New York und Tokio.
Deutschland als Reiseziel für Geschäftsreisende aus anderen Ländern befand sich im Jahr 2013 auf Platz 2 mit insgesamt 649 verschiedenen Messen und Kongressen. Den ersten Platz belegte USA mit 833 Veranstaltungen. Die wichtigste Kongressstadt war Berlin.
Die vier größten Reisebürosysteme waren BCD Travel, FCM (DER)/Derpart, Lufthansa City Center (LCC) und Calson Wagonlit (CWT).
Der Deutsche Reiseverband veröffentlicht regelmäßig Artikeln und Studien zum Thema Geschäftsreisen.
Charakteristik
Im Vergleich zum Tourismus im herkömmlichen Sinne, Geschäftsreisen umfassen einen kleinen Anteil an Bevölkerung mit verschiedenen Beweggründen. Die Wahlfreiheit bezüglich der Zeiteinteilung und Aktivitäten ist aufgrund von Geschäftsaspekten eingeschränkt. Die Destinationen der Dienstreisen sind in aller Regel Regionen mit hoch entwickelten Industrien und blühendem Geschäftsleben. Ein durchschnittlicher Geschäftsreisender gibt auf seiner Reise unter Berücksichtigung der Gesamtaufenthaltsdauer auch oft mehr Geld aus, als ein durchschnittlicher Urlaubsreisender, da er flexibler sein muss.
Die Aktivitäten einer Dienst- oder Geschäftsreise können in primäre und sekundäre aufgeteilt werden. Primäre Tätigkeiten beziehen sich auf den Reisezweck und können sehr verschieden sein, zum Beispiel – Kundentreffen, Konsultationen, Tagungen, Seminare, Kongressen, Bildungsmaßnahmen, Messen, Ausstellungen u.v.m. Je nach der Dauer und Gestaltung des Aufenthaltes können Geschäftsreisende auch gewöhnliche touristische Aktivitäten unternehmen, wie Besuch von Museen, Sightseeingtouren, Shopping usw.
Business travelling kann wie folgt gegliedert werden:
- “Traditionelle“ Geschäftsreisen – direkte Treffen mit Kunden oder Geschäftspartnern, um verschiedene Angelegenheiten in einem persönlichen Gespräch zu klären.
- Motivationsreisen – gemeinsame Ausflüge oder mehrtägige Reisen, um Mitarbeiter zu motivieren und die Identifikation mit dem Unternehmen und das Gefühl der Zusammengehörigkeit zu stärken.
- Geschäftsreisen zwecks Besuch von Konferenzen, Meetings, Messen oder Schulungsmaßnahmen oder anderen Veranstaltungen, die einen weiterbildenden oder rein informativen Charakter besitzen.
Travel-Management
Der Bereich der Unternehmensstruktur, der mit Organisation, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen beschäftigt ist, bezeichnet man als Travel-Management oder Business-Travel-Management. Im Verantwortungsbereich des Travel-Managements liegen sämtliche Aspekte der Vor- und Nachbereitung der Dienstreisen der Beschäftigten unter Berücksichtigung der Optimierung von Zeit- und Kostenfaktoren.
Der Umfang und die Dauer der Vorbereitung einer Dienstreise hängen davon ab, ob regelmäßige Geschäftsreisen zum Berufsbild gehören, oder ob es sich um einen mehr oder weniger einmaligen Termin handelt. Im ersten Fall wird die Reise genauer und aufwendiger geplant. Der wichtigste Faktor bei der Planung der Reise ist ihre Kosten- und Zeiteffizienz. Es existieren mathematische Methoden, die derartige Probleme lösen (zum Beispiel Rundreiseproblem). Muss ein Mitarbeiter nur selten eine Geschäftsreise tätigen, so organisiert er sie oft selbst.
Es werden oft Flüge bzw. Bahnfahrten in der gehobenen Beförderungsklasse gebucht, weil sie auf Bedürfnisse der Geschäftsreisenden besser ausgerichtet sind. Sie verfügen über ausreichend Platz, um ein mobiles Büro einzurichten, sowie Komfort, um auch während der Wartezeit konzentriert und produktiv arbeiten zu können.
Die Gestaltung der Geschäftsreisen kann auch auf einen externen Spezialisten ausgelagert werden. Es gibt Reiseagenturen, die das Travel-Management zum Geschäftskern gemacht haben. Eine Studie vom Deutschen Reiseverband hatte bezeugt, dass viele der Unternehmen bei der Organisation von Dienstreisen für sich und ihre Mitarbeiter auf den Einsatz von Geschäftsreisebüros verzichten. Dadurch hätten jedoch die Kosten der Reise signifikant reduziert werden können.
Reisekosten
Reisekosten werden fast in voller Höhe durch den Arbeitgeber übernommen bzw. später erstattet. Dazu zählen Fahrt- oder Flugkosten, Übernachtungskosten, Telekommunikationskosten, die während der Arbeitszeit zweckmäßig anfallen, sowie weitere Nebenkosten. Zu Reisenebenosten gehören kleine Ausgaben, die ebenfalls zweckmäßig im Rahmen der Dienstreise anfallen, die jedoch nicht so hoch sind, wie zum Beispiel die Kosten eines Flugtickets. Auch Storno- oder Umbuchungsgebühren sind erstattungsfähig. Verpflegungskosten trägt in der Regel der Reisende, es sei denn, es handelt sich um Verpflegungsmehraufwand. Darunter sind die Kosten gemeint, die entstehen, weil der Reisende nicht so günstig, wie zu Hause einkaufen und kochen kann. Diese Kosten können unter Umständen steuerlich geltend gemacht werden. Für nicht feststellbare Mehrausgaben existieren bestimmte Pauschalbeträge, deren Höhe sich nach der Anzahl der Tage richtet.
Links
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